Demande de financements et missions
Financements de nos tutelles
Faire une demande au CS de l'Inalco pour le co-financement
UNIQUEMENT APRES VALIDATION DU CL DU CESSMA - cela impute le budget du labo
Procédure et formulaire remboursement sur deniers personnels / remboursement aux agents / remboursement au comptant
- Procédure de remboursement des achats "au comptant", sur le site Intranet de l'Inalco, ici : remboursement sur deniers personnels
- Procédure de remboursement (qui doit rester exceptionnelle et est réservée aux seuls agents de l'Inalco) avant tout achat qui ne passerait pas par la voie habituelle du bon de commande.
Le formulaire de demande de remboursements sur deniers personnels, est accessible sur cette même page. je vous remercie de bien lire la manière dont il doit être rempli avant de le signer et de l'envoyer à la DBCP.
formulaire_autorisation_de_depense_au_comptant.pdf (83.5kB)
note_2025_relative_aux_remboursements_aux_agents_remboursement_au_comptant.pdf (0.4MB)
- Procédure de remboursement des achats "au comptant", sur le site Intranet de l'Inalco, ici : remboursement sur deniers personnels
- Procédure de remboursement (qui doit rester exceptionnelle et est réservée aux seuls agents de l'Inalco) avant tout achat qui ne passerait pas par la voie habituelle du bon de commande.
Le formulaire de demande de remboursements sur deniers personnels, est accessible sur cette même page. je vous remercie de bien lire la manière dont il doit être rempli avant de le signer et de l'envoyer à la DBCP.
formulaire_autorisation_de_depense_au_comptant.pdf (83.5kB)
note_2025_relative_aux_remboursements_aux_agents_remboursement_au_comptant.pdf (0.4MB)
Pour mémoire, la procédure habituelle pour les achats est celle-ci
Toutes les dépenses doivent être précédées d’un bon de commande signé par le Président ou ses délégataires, le bon de commande étant établi sur la base d’un devis. Les achats sont ensuite réglés directement au fournisseur sur présentation d’une facture, après étude des pièces justificatives par la Direction du Budget et de la Commande Publique (DBCP), préalablement au paiement par l’agence comptable. En effet, seuls les comptables publics ont qualité pour exécuter des opérations de mise en paiement.Aussi, la procédure du remboursement aux agents (en dehors des frais de mission) doit rester dans une autorisation exceptionnelle, étant contraire aux principes de base de la gestion des deniers publics
- les factures ne sont pas établies au nom de l’INALCO,
- il n’y a pas de bon de commande préalable,
- il n’y a pas d’autorisation préalable du responsable des crédits,
- il n’y a pas de respect du code de la commande publique et des procédures internes (notamment marché en cours de validité à l’INALCO), pas de contrat de vente au nom de l’INALCO (donc aucun recours possible en cas de dysfonctionnement)
- il n’y a pas de droit à déduction de la TVA puisqu’il s’agit de rembourser une personne non assujettie.
A/ Principe et Règle
Qui est concerné ?
On entend par agent de l’Inalco les personnels ayant un contrat de travail de type CDD, CDI et fonctionnaire, ce qui écarte les étudiants, les chargés de cours, les enseignants chercheurs invités et les enseignants chercheurs payés par une autre structure que l’INALCO.
On entend par agent de l’Inalco les personnels ayant un contrat de travail de type CDD, CDI et fonctionnaire, ce qui écarte les étudiants, les chargés de cours, les enseignants chercheurs invités et les enseignants chercheurs payés par une autre structure que l’INALCO.
Quelles sont les limites ?
Ne pas excéder 300 € TTC ou 100 € TTC (pour certains cas) pour un total d’achats couvrant un même besoin
La demande de remboursement ne doit pas être susceptible d'être engagée sur un marché public de l’INALCO et la justification de la dépense doit être clairement exprimée et reliée à un motif de travail.
Ne pas excéder 300 € TTC ou 100 € TTC (pour certains cas) pour un total d’achats couvrant un même besoin
La demande de remboursement ne doit pas être susceptible d'être engagée sur un marché public de l’INALCO et la justification de la dépense doit être clairement exprimée et reliée à un motif de travail.
Pour quels achats ?
Cette procédure s’applique en priorité :
Un compte AMAZON a été ouvert au nom de l’Inalco cela permet d'acheter sur la plateforme mais d'avoir une facture adressée à l’Inalco en respectant la procédure de la DBCP.
Pour tout autre achat une demande préalable est à demander à la DBCP qui informera l’agent comptable. Seul l’agent comptable délivrera cette autorisation exceptionnelle et informera les gestionnaires de la DPCP de prendre en compte cette demande dès qu’elle leur parviendra.
Cette procédure s’applique en priorité :
- Aux frais de restauration engagés auprès d’un restaurateur qui n’accepte pas les bons de commande ou pour des repas non prévus à l’avance (ex. : réception de personnalités extérieures). Maxi 300 €
- A l’achat de petit matériel ou de fournitures INDISPENSABLE pour le fonctionnement d’un service et qui revêt un caractère d’URGENCE. Maxi 300 €
- Il sera également accepté, mais pour des sommes inférieures à 100 € TTC :
- Des achats d’ouvrages ou de souscription à un forfait de téléphonie adapté, uniquement dans le cadre d’un déplacement à l’étranger.
- Des achats de livres en ligne uniquement si la librairie Gibert Jeune (située près du PLC) ne peut les commander et les facturer ou s’ils ne se trouvent pas sur Amazon*.
- Des inscriptions à des abonnements en ligne de type BNF, association de professeurs, plateformes.
- Des taxis ou navettes ou tickets à partir des aéroports parisiens pour accueillir des professeurs invités de prestige.
Un compte AMAZON a été ouvert au nom de l’Inalco cela permet d'acheter sur la plateforme mais d'avoir une facture adressée à l’Inalco en respectant la procédure de la DBCP.
Pour tout autre achat une demande préalable est à demander à la DBCP qui informera l’agent comptable. Seul l’agent comptable délivrera cette autorisation exceptionnelle et informera les gestionnaires de la DPCP de prendre en compte cette demande dès qu’elle leur parviendra.
B/ Procédure (remplissage du formulaire)
Le formulaire intitulé « Autorisation de dépense au comptant valant certificat administratif » doit être complété et signé.A noter qu’il y a 2 parties
1/ Une première partie à compléter et à signer par l’acheteur
qui indiquera son nom, son affectation au sein de l’INALCO et attestera d’être personnel de l’INALCO, le descriptif le plus complet possible de l’achat (inscription colloque, repas de travail, abonnement en ligne, etc.) le nom du fournisseur, la date de l’achat, le nombre de factures et le montant TTC à rembourser.
Il joindra le(s) facture(s) établie(s) à son nom, le ticket de paiement (ticket CB par exemple) et un RIB s’il n’a jamais été remboursé de quoi que ce soit par l’INALCO.
Pour les frais de restauration il joindra en complément la liste des participants sur laquelle sera rappelé le motif du repas ou du pot. La liste des participants indique le nom et la qualité des personnes (par exemple Monsieur HUBERT, professeur à l’université de Strasbourg, Madame CHARLES, journaliste à RFI...).
2/ Une deuxième partie est à remplir et à signer par le responsable des crédit
(par exemple : le directeur d’unité de recherche, le porteur de projet ANR, etc.). Dans le cas d’un contrat de recherche l’acheteur et le responsable des crédits peut être la même personne.
C’est sur cette partie qu’il faudra démontrer que la dépense est bien reliée à un motif de travail (par exemple : objet de la réunion de travail lors duquel le repas à eu lieu ; livres en langue rare pour une recherche précisée ; abonnement dans le cadre d’atelier pédagogique etc.…).
Il est important de saisir le numéro du CR (codification Sifac : 9000….) ou de la convention (ex. : R25ANR xxxx) et pas uniquement le nom de l’équipe de recherche ou du projet.
Ce document sera ensuite remis à la DBCP au bureau 3.48 au PLC. Le mode de remboursement à l’agent est le virement bancaire.
Les demandes de remboursement au comptant qui n’obéiront pas au respect de la règlementation ainsi qu’au formalisme de la procédure ne seront pas prises en charge par l’Agent Comptable.